[人生觀/職場/溝通] 逐漸失傳的藝術：電話溝通/事前協商

最近幾年的感覺特別明顯，就是多數人越來越不喜歡講電話了，不管是工作上、或是生活日常，聽說甚至還有「電話恐懼症」這個現象。

就我觀察，現在通常會接打電話的狀況，大概就是拿外賣、拿網購、訂餐廳，或是打給家人/伴侶/特別熟的朋友的時候，有些人甚至連約碰面的時候到了，也不打電話而是傳訊息，讓我這個還習慣打電話的人感覺是100年前的老古董一樣。

我比較難理解這樣的現象（不過我認為應該是因為這些人沒有享受到有效溝通帶來的好處所造成）。對我而言，電話是個極有效率的溝通/聯絡手段，不但能省去很多溝通成本，也能感受到文字無法呈現的人與人交流的溫度、迅速的拉近距離，以及增進溝通的成效。

所以我今天要違背主流的分享我對這個逐漸失傳的溝通方式的想法！

你以為是省時間，但只要出差錯就會更花你的時間

工作上很多人習慣單用訊息/郵件來聯絡，覺得這樣比較不會影響工作效率，看到客戶什麼問題或領導下什麼指示就做什麼、回什麼。

確實，在沒有什麼意外的狀況下，這麼做確實可能讓你能比較長時間不分心的做事，某種程度上能增加工作速度；可是，就是這個「可是」，工作上有太多無法預料的各種離奇狀況發生，像是：主管或客戶要你做一件事，你看到後沒確認就以為「對方應該是這麼想吧」然後就直接做了，等你花了一會時間完成回復他們後，他們才跟你說他們要的不是這個；或是寄了一封抄送很多人的信，不是等了半天沒人回，就是很多不同的意見回復，但你沒決定權，不知該聽誰的，所以就卡住了。

工作中很多事情，沒出意外的話，其實花的時間並不多；事情搞砸、出包了的「擦屁股」往往花的時間與成本遠超過事情順暢的時候，且常常不慎愉快、讓人心累。因此做事前的預先電話溝通/協商，雖然直覺上讓人反感，覺得多此一舉、浪費時間；但是養成習慣後，避免擦屁股的次數、幫助你省下的時間及心理壓力遠超過你想象。

不要以為你知道對方怎麼想，讓對方親自表達

常言道「問對問題，事情就解決一半了」。套用在工作上面，就是「確定對方表達的意思，跟你理解的是一致」，問題就解決一半了（剩下就是執行能力 & 有沒有水逆的問題了）。

其實不只是工作上，即使是生活中，多數人常常會習慣就對方字面上的意思、或是自己的邏輯去推斷對方的想法，但這麼做是很危險滴！

第一，你無法確定對方表達能力如何。有可能對方詞不達意，因此他說的跟他心裡想的其實是不一樣的，這時你照單全收就很危險。即使之後可以用「對方沒表達清楚」卸責，但比起二次處理，或是處理、解釋糾紛所花的時間與心力，我覺得從一開始就避免這個風險最省力。

第二，世界上太多超乎你想象邏輯的人了。即使是一件「我覺得大家都是這麼想」的事情，就是會有少數人不是這麼想，而且還剛剛好被你遇到！因此，讓對方親口說出自己的想法絕對比「我認為對方是這麼想」來的保險。

第三，有些習慣試探/說話比較保守/城府比較深的人，他問的問題並不是他心中「真正」想問的問題，只是想探探你反應；或是有些人習慣沒頭沒尾的問問題。這些狀況下，字面上回答問題很可能沒法確實解決這些事情，甚至衍生更多問題；因此，與其想著「你問什麼我答什麼」比較省時間與腦力，試著「反問對方為什麼問這個問題」，或是「他的問題是什麼意思」，就我的經驗比較能瞭解對方真正考量什麼，進而減少做白工的時間。

綜合以上幾個經驗談，

我會建議在收到信件/訊息時，「第一時間」打給對方確認對方想表達什麼/問這個問題的目的是什麼，「跟對方說明你的理解，請對方判斷是否跟他想的一致。」

之所以「第一時間回復」是因為通常對方發完訊息/郵件時心力還在這個事情上面，比較有印象 & 會有耐心回復你；同時，也不用擔心對方在不在忙、想不想接你電話，就你自己的行為判斷就好 –—忙的話就會掛掉，不想接也不會接；想接電話的話即使有事也會接。

事情一開頭就確定好雙方想法是否一致，絕對是減少你擦屁股，有效降低工作時數的關鍵。

大幅增加群體討論效率的關鍵 – 預先協商

再來提到預先協商的部分，這對於會議/信件/群組中的提案有著決定性節省心力的關鍵。

舉前面抄送多人信的狀況，通常這種涉及到很多人關注的事情，大家會回的比較小心，或是乾脆就讓有決定權的人回復就好；這種狀況常常造成你只是一個溝通/匯整的角色，但被別人晚回復搞得延誤工作、或是收到各種意見讓你無所適從；

又或者是更尷尬的狀況，你在會議上/群組中/抄送多人的郵件中提了一個想法，結果被直接打槍，或是繼續人多口雜，沒有定論。

以上的狀況都可以採用預先協商的方式增加效率及讓事情順著你意的機會。

在發信/回訊息/會議前，事先打給幾個有決定權的人私下交流下，而不要直接貿然提案或是回信。有幾個原因如下：

1）人天生討厭未知或是無法掌握的狀況。

即使你的提案是好的，但是若拍板的人事先不知道、沒有事先評估過可行性，他們很可能會「為了反對而反對」，沒什麼好抱怨的，這就是人性。換做是你面對一個突然拋出來、想象之外的選項，你很可能第一時間也不會多想而是先打槍，繼續照既有想法執行。

所以，在公開場合提案之前，先私下聯繫有決定權的人，或是能影響他的人，事先跟他們溝通，瞭解他們怎麼想、你怎麼想，很大機會能讓你更容易說法他們，或是你就不會繼續朝無法跟他們達成共識的方向思考。事情溝通，避免台面上出包，除了減少未來事後溝通的時間以外，你的心裡壓力也不會這麼大。

2）呈上，事先溝通還有個好處，就是能讓事先知道你想法的人，在你回信/回訊息/提案之後，能更快附議你。我的觀察是公開表達意見的場合，多數人習慣看風向再出聲，想擔責任或是提出建設性意見的人不多。

提案經過快速的回復，通常風向因此建立，此時你提案的通過機率大增，事情也能快速推進，用個誇張一點的講法就是：

「戰爭的結果早在戰爭開始前就決定好了。」

無謂的等待時間減少、應付意見不同的時間縮短，你工作的效率自然就提升，離準時下班又更進一步了。

3）生活中一樣可以用上事先協商的技巧。像是幾個朋友約吃飯時間常常喬不攏，或是就是有人晚回、甚至不回訊息，常常搞的其實大家也沒這麼忙，但一頓飯局常常從開始約到約成，拖了好幾天，甚至好幾周、幾個月。

其實也就一通電話的事情而已。

如果你真的很想見這些朋友，拿起電話打給你想約的每個人詢問有空的時間，匯整好後群組一發，「咻」，通常當周就能跟好友吃飯了。

而如果你連一通電話的時間都沒時間打，但在臉書或唉居上滑了好幾個小時 –—得了吧，

你不是忙，你只是不是真的那麼想跟那些朋友吃飯罷了。

結語

雖然不習慣講電話看似是個難以扭轉的社會趨勢，但我還是想守著傳統的溝通方式。因為電話是見面及視頻通話以外最能感受人與人溫度的方式，既可以拉近彼此的距離，同時也是能創造各種可能的溝通管道。

覺得與世界脫節，但又一直不想跟他人拉近距離，只想窩在自己的好友小圈圈，是我覺得造成現代罹患「電話恐懼症」的惡性循環的原因。

現在很多人習慣用表情包，講一些言不及義的話與閒聊，我個人認為都不算是真正的溝通與對話，因為這些對話根本不是「讓不同人討論彼此不同的想法」，而只是各說各話罷了。這樣子的習慣久了，很久沒有認真傾聽並思考不同想法，只要意見不同就覺得是在針對、要反駁、甚至跑回同溫層內，只會讓彼此的距離感更加遙遠，造成同溫層無限加厚，且社會分化更嚴重的狀況。

試著明天開始嘗試看看主動撥通電話吧！你會發現有些信件/訊息上冷淡或態度強硬的人，接起電話反而客客氣氣的有趣差異；或是有些之前難處理的事情，因為一通電話就神奇的運作順暢了些。

感受人與人的溫度、減少工作中無謂的低效、更快與好友聚會長胖 –—就從一通電話開始。